Verwaltungsmitarbeiter/-in

Verwaltungsmitarbeiter/-in Personalmanagement & Finanzen (m/w/d) (CIT2024-30)

Die TUM School of Computation, Information and Technology (CIT) sucht für den Standort TUM Campus Heilbronn zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Voll- oder Teilzeit (min. 50%), eine

Verwaltungsmitarbeiter/-in Personalmanagement & Finanzen (m/w/d)
(CIT2024-30)

Über uns
Die Technische Universität München (TUM) zählt zu den besten Universitäten Europas. Spitzenleistungen in Forschung und Lehre, Interdisziplinarität und Talentförderung zeichnen sie aus. Dazu kommen starke Allianzen mit Unternehmen und mit wissenschaftlichen Einrichtungen auf der ganzen Welt. Die TUM ist eine der drei ersten Exzellenz-Universitäten Deutschlands. Auf Initiative der Dieter Schwarz Stiftung erweitert die Technische Universität München den TUM Campus Heilbronn um Lehr- und Forschungsaktivitäten der CIT durch ein zunächst auf 30 Jahre geplantes Projekt. Schwerpunktthema ist das Information Engineering, eine Schlüsselkomponente der digitalen Transformation. Auf dem neuen TUM Campus Heilbronn werden ergänzend zu den Aktivitäten der TUM School of Management dreizehn Informatik-Professuren angesiedelt, um Nachwuchskräfte in einer der innovativsten High-Tech-Regionen Europas auszubilden.

Ihre Aufgaben

● Sie unterstützen die Leitung Personalmanagement & Finanzen in der Administration des Personal- & Finanzmanagements der CIT am TUM Campus Heilbronn.
● Sie bearbeiten Personalvorgänge der CIT am TUM Campus Heilbronn im wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Bereich (z.B. Vorbereitung und Erstellung aller Unterlagen bei Einstellungen, Verlängerungen und Änderungen).
● Sie führen Stellenausschreibungen durch.
● Sie erstellen Zeugnisse und verwalten Fehlzeiten.
● Sie erfassen und pflegen die Personaldatenbank.
● Sie bearbeiten Finanzvorgänge der CIT am TUM Campus Heilbronn (z.B. Finanzadministration unserer Forschungsvorhaben, Anfrage von Angeboten, Durchführung von Zahlungsvorgängen, Überwachung von Kostenstellen, Vorbereitung von Mittelverwendungsnachweisen, Generierung von Ausgangsrechnungen für Industriepartner, Erstellung von Mittelanforderungen sowie Zwischen- und Schlussverwendungsnachweise).
● Sie arbeiten mit den zentralen Verwaltungseinheiten der Technischen Universität München eng zusammen und geben Auskunft.
● Sie sind operative Ansprechperson für Professorinnen und Professoren, Sekretariate und (nicht-)wissenschaftliche Mitarbeitende zu den Themen Personalmanagement & Finanzen.

Anforderung:

Wir suchen eine Person mit abgeschlossener Verwaltungs- bzw. kaufmännischer Berufsausbildung und idealerweise beruflicher Erfahrung in der Finanzbuchhaltung und im Personalbereich. Sofern die Tätigkeit bislang in einem der beiden Bereiche (Personal- bzw. Finanzbereich) ausgeführt wurde, setzen wir die Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung im jeweils anderen Bereich voraus. Von Vorteil sind Erfahrungen im öffentlichen Dienst. Darüber hinaus suchen wir eine Person, die sorgfältig, serviceorientiert, strukturiert und effizient arbeitet und sich gerne in ein Team einbringt. Ausgegangen wird von einem sicheren und routinierten Umgang mit Büroanwendungen (Windows, MS-Office) sowie Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken und SAP. Erforderlich sind zudem sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Die Bereitschaft, sich in unserem sich im Aufbau befindenden Institut flexibel einzubringen, sollte gegeben sein.

Wir bieten: